Comment préparer un contrôle Urssaf ?

L’avis de passage d’un contrôle Urssaf peut changer le planning d’un OF. Que faut-il faire et comment se préparer ? Eforma met à votre disposition quelques conseils pratiques et explications, qui permettront à votre société de bénéficier d’un bon accompagnement pendant le contrôle Urssaf.

Contrôle Urssaf : les personnes concernées, le moment propice et le lieu

Employés indépendants et sociétés

Toutes les entreprises qui ont la responsabilité de donner des cotisations sociales peuvent faire l’objet d’un contrôle Urssaf. Il s’agit de : les sociétés employeurs (SASU, SARL, EURL, etc.) et les employés qui ne dépendent pas d’un organisme (société individuelle, microentreprise, activité libérale…).

Lieux de contrôle : cotisations et déclarations à l’Urssaf

L’analyse de l’Urssaf repose sur toutes les cotisations à caractère social versées à l’Urssaf, mais aussi sur les déclarations effectuées à l’Urssaf afin de contribuer à l’AGS (Assurance Chômage des Salaires).

Le contrôle Urssaf ne concerne pas la TVA, l’impôt sur les sociétés encore moins celui sur le revenu, dont le suivi est fait par l’administration fiscale.

Un courrier obtenu 4 semaines à l’avance

Le passage de l’Urssaf est signalé 1 mois à l’avance. Il existe une possibilité de prendre rendez-vous afin de modifier le premier déjà réalisé, si le besoin se fait ressentir.

Contrôle des 3 derniers ans

Si un contrôle s’effectue en 2021, cela concernera plus les années précédentes : 2020, 2019 et 2018.

En entreprise ou dans les bureaux de l’Urssaf ?

Pour les employés qui ne dépendent de personne et les sociétés qui ont moins de 11 employés, le contrôle Urssaf peut se faire en son sein et non dans les bureaux de la société.

Les différentes phases du contrôle Urssaf

Avant le contrôle : faciliter l’accès à tous les documents

Dès que le contrôle est dit, la première chose à faire est de s’organiser pour permettre que tout se passe bien. Le but est d’être capable de donner tous les documents et pièces que l’on peu exiger.

Les documents à apprêter sont les livres de paie, les balances et bilans comptables, les contrats de travail, les statuts de la société, les documents comptables, les avis d’imposition, etc.

Faites aussi la mise à jour des données complémentaires importants comme les justificatifs de frais professionnels et carte grise, justificatifs des situations de charges allégées, etc.

Pendant le contrôle : échange et réponse aux questions

Afin de localiser les erreurs de déclarations connues ou non connues, il est important de faire un croisement des divers documents. Vous devez être capables d’apporter des réponses pertinentes aux questions posées.

Si vous contactez un expert en comptabilité, il est possible de solliciter et mobiliser au cours du contrôle. Toutefois, il est recommandé de faire le suivi personnalisé à chaque étape du contrôle Urssaf.

Après le contrôle : échange et réponse aux questions

Le contrôle peut parvenir à 4 situations :

• La communication du suivi à mettre en place pour le futur
• La régulation des contributions en faveur de celui qui est contrôlé
• La régulation des cotisations pour les organismes en charge du recouvrement
• Le constat de la meilleure application des législations.

Vous avez une période d’un mois pour apporter des réponses par écrit à l’inspecteur qui va faire le suivi pour formuler vos suggestions et donner des nouveaux documents. A défaut, faites un recours amiable.

Les lieux de risques du contrôle Urssaf

La paie et les avantages des salariés

Plusieurs sujets sont vraiment contrôlés lors d’un contrôle Urssaf : les primes des contrats de travail rompus, les avantages de charges sociales, les mesures d’épargne de salaire, les contrats de prévoyance sociale, etc.

La déclaration des bienfaits en nature est aussi concernée. La mise sur le marché d’un matériel de travail comme le téléphone portable ou le véhicule est une sorte de rémunération devant faire office de moult cotisations sociales.

Les frais professionnels

Le contrôle des frais professionnels vient du fait que la qualification en frais concerne une dépense ou un événement particulier. Les justificatifs des achats sont suivis, de même que les motifs du déclenchement des frais lorsqu’il y a par exemple un déplacement.

Focus pour les OF

Attestation de vigilance des entreprises sous-traitantes

Au cours du suivi de l’Urssaf, une société qui fait recours à des sous-traitants doit aussi donner des attestations de vigilance de ceux-ci. Ce document donné par l’Urssaf, assure que la société sous-traitance paye ses obligations de déclaration ainsi que la paie de ses cotisations.

Un OF doit posséder ce document pour tous ses sous-traitants qui possèdent un contrat élevé à 5 000€ hors taxe. La mise à jour de son attestation doit se faire chaque semestre.

Le titre de formateur salarié par occasion

Le total des cotisations et participations sociales pour salarié par jour avec un formateur qui travaille moins d’un mois l’année repose sur des règles précises. Il peut se faire allant sur la base d’un forfait, si la paie ne dépasse pas un certain plafond. Cellui qui forme occasionnellement n’est pas nécessairement obligé d’avoir une immatriculation en étant autonome.

Documents importants : les conventions de formation

Les conventions de la formation sont des papiers utiles qu’il faut avoir pour justifier les déclarations de coûts professionnels des personnes qui interviennent pour les déplacements.

En définitive, une gestion administrative et financière basée sur une méthode efficace permet de mieux appréhender le contrôle Urssaf.