Comment faire le choix de son logiciel de gestion de formation ? Nos conseils pratiques pour bien s’outiller en 2021

Il existe plusieurs logiciels de gestions qui permettent précisément d’assurer le suivi du fonctionnement des OF. Leurs fonctionnalités sont très vastes pour apporter toutes les réponses nécessaires aux besoins divers. Et ceci, allant de la gestion administrative ou du marketing à l’accompagnement pour la mise en place des formations professionnelles effectuées en non-présentiel. Notre article vous présente les critères essentiels pour faciliter le choix d’un logiciel de gestion correspondant à vos besoins.

Quoique le domaine de la formation professionnelle batte de l’aile, la sollicitation des OF par les sociétés, qui veulent octroyer des formations actualisées et qualitatives à leurs employés, croit de plus en plus. Idem pour les particuliers qui aimeraient améliorer leur niveau de compétences afin d’essayer la reconversion. La venue des multiples logiciels dédiés au domaine de la gestion de formation apporte donc une aide aux OF dans la gestion de leur croissance, le respect des récentes évolutions légales, l’organisation pour la coordination des apprentis, des diplômés et ceux qui participent au bon déroulement des jours de formation. Des outils importants qui favorisent une bonne organisation à l’aide des services qu’ils offrent.

De ce fait, comment faire le choix d’un logiciel de gestion adapté à son activité et à ses perspectives ? Voici une présentation des éléments à considérer pendant le choix d’une solution adaptée.

Logiciel de gestion de formation qui considère les évolutions légales

C’est normal que la loi qui régit la formation professionnelle évolue en permanence. Un secteur en pleine expansion tant au niveau de l’offre que de la demande requiert une légère régulation. Les devoirs des sociétés et les moyens de financement de la formation changeront sans doute dans les années à venir. Par exemple, le CPF (Compte Personnel de Formation) pouvant servir au financement de la formation professionnelle ne se comptabilise plus par horaire, plutôt en euros depuis le 1^er janvier de l’année 2019.

Avant, les employés faisaient une cotisation qui était entre 24 et 48h/an selon leur statut. A ce jour, ces derniers font une accumulation évaluée entre 500 et 800€/année sur leur Compte Personnel de Formation. Une amélioration qui impacte beaucoup le domaine de la formation professionnelle.

Afin d’être avancé par rapport aux dernières réformes de la loi, il faudrait bien faire une souscription à un logiciel qui a une longueur d’avance sur ces divers changements réglementaires. Pour ce faire, assurez-vous de bien vérifier la fréquence de mises à jour du logiciel. A défaut, faites une souscription directe à une offre online.

Choisissez un logiciel de gestion de la formation professionnelle correspondant aux besoins de sa société

Le choix d’un logiciel de gestion de formation approprié nécessite de se poser les bonnes questions sur ses besoins. Cette démarche permet d’opter pour un logiciel qui le respecte et non une offre standard pouvant être encore plus contraignante une fois en votre possession. En effet, pour que l’efficacité d’une société croît grâce à un nouvel outil, celui-ci devrait être adapté aux besoins des employés pour assurer une mise en place facile.

Allant dans la même lancée, il est désavantageux de choisir un logiciel de gestion de formation professionnelle compliqué, pourtant vos besoins sont assez simples. Privilégiez des sites ou logiciels modulables qui n’auront aucun problème d’adaptation au changement de votre offre de formation. De même qu’assurer leur rôle de vrais supports permettant l’amélioration des savoirs.

Améliorez la gestion de vos formations à l’aide du digitale

Eforma est un logiciel dédié aux OF ou indépendants fixés sur la démarche qualité, qui tienne compte de la solution innovante et d’e-learning. Celle-ci est réservée à l’administration optimale de la structure de formation.

Intégrez cet outil à vos logiciels déjà existants

Utilisez-vous déjà un CRM, un outil de gestion de la facturation et de la comptabilité synchronisé ?

Faites attention aux doublons de fonctionnalités lorsque vous sélectionnez un logiciel qui s’arrime parfaitement à votre système informatique. Enumérez à l’avance les logiciels et prestations disponibles online qui vous servent, et contrôlez que ces derniers soient adaptés à l’outil de gestion de vos rêves. Beaucoup de fonctions se superposent ? Et si c’est l’opportunité d’effectuer un tri et de dédier une partie de l’administration de votre activité dans un logiciel unique ? Cette innovation peut bien s’apparenter à un gain de temps pour vos partenaires à l’aide d’une planification fluidifiée.

Ergonomie et Prise en main : deux éléments essentiels

Apparentez-vous plutôt à un internaute du dimanche ou un geek ? Votre solution de logiciel doit vraiment correspondre à votre appétence pour la technologie informatique. Faites donc gaffe au choix du système de gestion ou l’ergonomie vous sied avec vos besoins. Ce dernier ne doit pas être contraignant, au risque de vous démotiver.

Afin de mieux comprendre l’utilisation d’un logiciel avant de procéder à son acquisition, ne tardez pas à faire la demande d’une démo. Un expert vous orientera et démontrera le fonctionnement de l’option qu’il vous offre, et sera en mesure de solutionner vos questions, même les plus pertinentes. Besoin d’un peu d’assistance pour la gestion ? Nombreux éditeurs ont aussi la possibilité de se rendre dans vos bureaux pour vous suggérer des formations nécessitantes l’utilisant du logiciel : important pour la formation de tout le staff !

Une option adaptée à votre structure et à vos exigences

Voulez-vous diversifier votre activité et vous allier à des nouvelles personnes en chargent de la formation ? Ou bien, vous aimerez que votre société demeure à la taille ? Votre logiciel de gestion s’arrime à votre entreprise actuelle, et vous permettra également d’avancer dans la direction de votre choix. Le partenariat est important ? Veiller à contrôler que l’outil de votre choix facilitera le transfert d’informations entre les personnes qui forment.

Si la protection est votre priorité, assurez-vous que votre outil de gestion assure des échanges d’informations et de fichiers protégés. Gardez en tête toutes ces données avant de penser à rechercher un logiciel idéal pour vous permettre de faire le choix d’une option qui a des fonctionnalités encore plus idéales pour répondre aux besoins de votre société.

La simplicité d’usage du logiciel : un critère essentiel

Qu’il s’agisse du plan administratif ou informatif par la transmission des informations, votre outil de gestion de formation doit être en mesure de faciliter une interaction simple et efficace avec les élèves. Assurez-vous donc de vérifier que l’interface présente au niveau du client soit aussi ergonomique.

Vous voulez choisir un logiciel qui tient aussi compte de l’échange et du partage des informations ? Plusieurs logiciels ont des fonctions pédagogiques qui favorisent la transmission des documents, l’insertion en ligne des questionnaires ou juste le classement des échanges entre formateurs et formés.

Si vous désirez que vos partenaires accèdent audit logiciel de formation, il serait avantageux de choisir une offre SaaS qui s’arrime aux besoins. Cette dernière donne aussi la possibilité de se connecter n’importe où.

Sélectionnez un logiciel de formation qui vérifie les indicateurs de performance

De toutes les fonctionnalités que peuvent donner les logiciels de gestion de formation, il existe aussi une dédiée à la rédaction des rapports chiffrés. Une solution innovante qui peut bien favoriser le suivi personnalisé des indicateurs de performance. Ces documents facilitent l’évaluation de son activité en mettant l’accent sur les diverses données à déterminer dans le futur. Ces indicateurs de performance peuvent renvoyer au nombre de cours donnés, au nombre d’apprentis, au nombre de nouveaux projets ou clients, au pourcentage de satisfaction de toutes ces personnes ou à l’augmentation du chiffre d’affaires. En faisant la comparaison d’un moment à un autre, ils facilitent l’évaluation précise et l’avancement de son activité.

Choisissez un outil de gestion de formation professionnelle mis en place par une société spécialisée

Vous devez faire le choix d’un fournisseur de logiciel qui maîtrise le domaine, ses rouages et ses subtilités. Son professionnalisme et expérience, lui donne la capacité de vous offrir des logiciels très conformes aux subtilités de l’administration de formation.

En choisissant un logiciel de gestion de formation, la priorité demeure avant tout de réaliser l’état des lieux de vos potentialités actuelles, de vos besoins, de votre fonctionnement. Cette introspection doit vous faciliter l’établissement des lignes directrices de votre métier et les fonctionnalités importantes à votre développement. Ces conseils protiques visent à vous aider à garder en tête les critères essentiels pour ne pas les omettre en créant votre checklist.