Logiciel de gestion : quel est son utilité pour un organisme de formation ?

Le domaine de la formation est actuellement très réglementé. Il n’est plus uniquement question de transmettre des connaissances et de suivre ses stagiaires, il faut également connaitre administrer son centre de formation avec strict. Entre les documents à réaliser chaque fois qu’une action de formation est faite, les déclarations d’activités et la procédure DataDock, c’est normal que même le formateur qui respecte le plus les procédures perde la tête à un moment donné.

Fort heureusement pour les OF, il est désormais possible d’avoir des logiciels de gestion réservés aux exigences administratives et comptables des organismes de formation. Peu importe si vous êtes un amoureux du papier ou un technophile confirmé, nous vous dévoilons les diverses raisons pour lesquelles l’usage d’un logiciel de gestion est important pour votre structure de formation.

Le respect de la loi

La loi qui encadre la formation professionnelle est mobile. Celle-ci peut facilement vous submerger à chaque fois qu’une nouvelle obligation voit le jour par an. En 2018, par exemple, une réforme de la formation professionnelle est entrée en vigueur. Celle-ci visait l’évolution de la subvention et du suivi de la qualité de cours dispensés. Une tendance que tous les centres de formation sont obligés de suivre.

Passer par le biais d’un logiciel de gestion est donc important pour garantir la veille réglementaire minimale, car les éditeurs prennent généralement l’engagement de suggérer un logiciel conforme avec la règlementation en vigueur. Il devient donc plus facile d’envisager la création des documents réglementaires, le remplissage de leur Bilan pédagogique et Financier ou bien le suivi personnalisé sur la procédure DataDock.

Le gain du temps

Le 1^er objectif d’un logiciel de gestion de formation est de favoriser un gain de temps. Pour cela, il permet d’automatiser les tâches qui se répètent sans aucune valeur ajoutée. Un tel avantage vous met à l’abri des erreurs et assure votre concentration sur ce qui est important pour votre activité comme la formation.

Parfois, le changement entre une activité gérée de manière traditionnelle et une administration à travers un logiciel métier requiert un petit moment d’apprentissage. Il faut donc revoir les processus, restructurer la manière de bosser en équipe, et par moment, valider les failles du logiciel qu’on utilise. Toutefois, il ne faut pas s’y fourvoyer ! Bien que le sentiment d’avoir perdu un temps lorsque la solution est acquise, opter pour une digitalisation de son activité est une option profitable à long terme. Il est préférable d’y commencer le plus tôt.

Le suivi qualité

L’objectif du gouvernement est d’assurer plus de visibilité sur les formations données. Pour cela, ce dernier met un point d’honneur sur la qualité, qui devient assez crucial pour les OF. Être en mesure de créer un suivi de qualité formation réalisée, de donner une valeur à l’évolution de ses stagiaires et d’assurer des procédures de formation claires, sont les divers éléments qui garantiront la pérennité d’un OF dans le futur.

Afin d’avoir une bonne « démarche qualité », moult logiciels de formations ont mis sur pied des fonctions rattachées au contenu de vos formations. De la mise en place d’un calendrier complet jusqu’à l’envoi des tests personnalisés, il existe une possibilité de jouir d’une puissance de d’addition des logiciels afin d’effectuer le suivi qualitatif de son activité.

La traçabilité

Qu’il s’agisse d’affronter un contrôle de la Direccte ou d’améliorer la visibilité de son activité, la traçabilité de ses archives est d’une grande importance. Il s’agit d’un vrai challenge. Quoique le papier soit encore à ce jour valeureux, ce dernier pose également un problème à plusieurs centres de formations (fragile, non écologique, etc.). Plus de papier !

Les logiciels de formation prennent désormais ce problème et suggèrent diverses options au dossier papier. Par exemple, vous pouvez scanner et garder vos archives dans le cloud, signer de manière numérique, trouver rapidement vos documents.

Amélioration de la gestion de vos formations à l’aide du digital

Eforma est un logiciel pour Organisme de Formation ou indépendant intégrant la démarche qualité ainsi que l’e-learning comme une solution complète. Cette innovation est réservée pour une meilleure gestion de votre centre de formation.

Amélioration de la communication et du suivi commercial

Faire recours à un logiciel dédié à la gestion de formation, c’est un gain de temps et une libération des tâches d’administration. C’est également obtenir de nouveaux outils permettant d’agrandir son activité. En fonction de la taille de votre OF et vos perspectives, il existe des logiciels de formation qui possèdent aussi des fonctions CRM, fonctions d’envoi de messages électroniques ou d’administration des devis comme factures. En clair, lorsqu’on parle de digitaliser ses services, il ne s’agit pas juste d’informatiser son activité. C’est avant tout innover pour un meilleur développement pour l’avenir.

Êtes-vous donc pour ou contre l’usage d’un logiciel de gestion pour votre OF ? En dehors des diverses raisons dites plus haut, l’action de rendre son activité digitale est d’abord une initiative personnelle qui naît de votre appétence informatique, la grandeur de votre activité ainsi que vos objectifs. Les concepteurs de logiciel ont bien saisi qu’il est question d’un choix beaucoup plus marketing. Raison pour laquelle, ces derniers donnent chacun des fonctions distinctes ; e-learning, gestion des cours sur une longue durée ou amélioration du département commercial… N’hésitez pas à faire le test des toutes les solutions pour faire un convenant à vos besoins.

Pour pousser le bouchon plus loin, lisez notre article « Comment faire le choix de son logiciel de gestion de formation ? Nos conseils pratiques pour bien s’outiller ».