Documents de formation : 4 conseils pratiques pour un bon classement et rangement

Les organismes de formation font face à un enjeu considérable en termes de gestion des documents de formation. Il s’agit de la quantité de documents à faire ainsi qu’à garder par obligation légale.

Un arrangement efficace est inéluctable pour le respect des obligations pour évaluer et tracer des formations. Que votre choix porte sur un papier ou format électronique, sachez que la priorité est de rechercher la méthode convenable permettant de gagner assez de temps.

Nous vous présentons donc comment classer vos documents de formation à travers ces 4 conseils pratiques.

Prendre le temps nécessaire pour faire le tri

Votre technique de classement actuelle, est-elle convenable ? Les dossiers ont envahi votre espace, si bien qu’il soit impossible de circuler ou poser votre tasse de café librement ?

La première initiative à prendre est celle de vous y mettre. Puis, il est question de vous y tenir.

Débutez par effectuer une seule pile de tous les documents de formation qui traînent. Contrôlez-les un à un. Conservez et rangez juste ce que vous avez effectivement besoin de garder et jetez ou déchirez le reste.

Dans le cas de figure où vous n’avez pas la certitude de l’utilité exacte de certains papiers, n’hésitez pas à la classer par numéro et jeter les originaux.

Afin de vous prêter main forte, vous pouvez aller sur la plateforme du Service public afin de consulter les délais de conservation des documents.

Prenez le temps chaque semaine pour classer vos documents de formation. Il est par exemple possible de mettre en place une « boîte de réception », où vous insérez tous les papiers qui entrent. Cela vous facilitera le tri des documents au cours de la séance de classement hebdomadaire.

Trouver une méthode de classement efficace

Il n’est pas aisé d’avoir une technique de classement précise, car chacun de vous possède une méthode de rangement qui lui est propre. Si votre classement actuel n’est pas à votre aise, prenez le temps de vous interroger sur ce qu’il ne va pas. Est-ce que la logique de rangement de vos papiers ou documents numériques cadre avec votre façon de penser ? Des catégories sont-elles absentes ?

Nous vous présentons certains exemples de logiques de rangement qui peuvent vous guider :

Rangement par rôle

Peu importe le statut de l’exercice de vos fonctions (particulier, salarié d’un organisme, etc.), vous n’êtes pas uniquement une formatrice ou un formateur. Votre statut peut aussi être, en fonction des cas de figure, commercial, responsable marketing, administrateur, gérant de société… Chaque casquette possède un dossier précis.

• Formateur
• Supports de formation
• Dossiers préparatoires
• Notes écrites au cours de la formation
• Programme de formation
• Feuilles de présence
• Tests
• Gérant de société
• Rapports pédagogiques et financiers
• Comptabilité
• Relations avec les organismes
• Documents réglementaires
• Commercial
• Devis
• Contrats et conventions de formation
• Factures
• Marketing (prospection, site web, salons)
• Veille métier et réglementaire

Rangement par type de document

• Supports de cours
• Documents préparatoires
• Factures
• Contrats et conventions de formation
• Veille
• Devis

Digitaliser un maximum de documents

Prendre l’initiative de rendre ses documents numériques donne droit à moult avantages tels que :

• Le gain de place en enlevant tous les papiers inutiles,
• La réduction des risques de perte de documents de formation importants à cause des intempéries,
• L’accès facile à vos documents depuis n’importe quel lieu (le classement s’effectue dans un serveur cloud avec un accès depuis le téléphone, la tablette et l’ordinateur),
• La collaboration facile sur les projets grâce au partage des documents entre collègues par e-mail ou sur cloud,
• L’approche du zéro papier en utilisant aussi un logiciel de gestion des formations.

Choisissez une structure de rangement unique

Si vous pouvez, faites en sorte que la structure des dossiers de votre ordinateur soit la même que celle de votre rangement papier. Ainsi, l’assimilation du système mis en place sera plus express et vous aurez un gain de temps pour réaliser le classement de vos documents.

N’omettez pas la création d’un dossier « boîte de réception » qui servira d’enregistrement pour tous les fichiers téléchargés. Arrangez-les aussi au cours de votre créneau de tri hebdomadaire.

Pour gagner en temps, nous vous conseillons de regarder sous windows le volet « prévisualisation ». Insérez-y votre dizaine de documents à trier, afin que vous puissiez voir le contenu du dossier sans forcément l’ouvrir. Une option pareille se trouve aussi dans le Finder sous Mac.

Dans le cas de figure où vous faites usage d’un disque dur externe ou d’un serveur cloud pour votre archivage de documents de formation, procédez également par la même structure hiérarchique. Ainsi, il vous sera plus aisé de rendre votre archivage automatique ainsi que de faire le transfert manuel des fichiers dans l’archive. Ce principe reste pareil pour l’archivage papier.