Du DataDock au Cofrac : comment les choses évoluent-elles ?

Les OF sont modifiés par la nouvelle loi Qualité insérée par réforme de la formation professionnelle. Faisons le tour des obligations qui sont encore d’actualité à ce jour, ainsi que celles qui entreront en vigueur d’ici le 1^er janvier 2022 après l’application de cette loi. Il faut donc être préparé avant fin 2021, puisque votre transformation interne comme externe ne peut se faire en quelques jours. Pour cela, il est nécessaire d’anticiper afin d’être mieux préparé le moment venu.

Ce qu’il faut savoir des modifications liées au Décret Qualité nouvellement introduit par le changement de la formation professionnelle :

• Le NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) effectué auprès de la Direccte demeure obligatoire. La transmission du rapport pédagogique et financier doit toujours se faire annuellement pour le compte d’une activité de formation ou d’un établissement de formation.
• Le référencement au DataDock facilite à ce jour le profit des financements paritaires comme publics. C’est le cas jusqu’au 31 du mois de décembre 2021.
• A compter du premier janvier 2022, il faut avoir eut une certification Qualiopi qui repose sur le RNCQ pour toujours recevoir les subventions paritaires et publiques. La préparation doit se faire avant cette date, puisque la fin d’année peut avoir un engorgement.

A travers cet article, nous allons présenter les diverses évolutions rattachées au nouveau Décret Qualité que les changements de la formation professionnelle ont introduit. Ces derniers vous seront utiles pour anticiper sur les procédures administratives ou certifications nécessaires pour continuer l’exercice de votre activité en tant que centre de formation ou formateur.

Le numéro de déclaration de profession à la Direccte

L’exercice d’une activité de formation et l’obtention d’un financement des devenus Opco nécessite une déclaration à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation du travail et de l’emploi (Direccte). Cette procédure administrative a des obligations qui lui sont propres. Celles-ci demeurent indispensables pour le nouveau Décret Qualité inséré par les changements de la formation professionnelle.

Un enregistrement et non un agrément 

Le NDA (numéro de déclaration d’activité) reçu est un numéro de sauvegarde. Ce dernier n’est guère un agrément, encore moins une accréditation de l’Etat. Il n’existe aucun suivi automatique de l’autorité administrative une fois qu’il est délivré. Des inspections précises peuvent cependant être réalisées au cas où il y a une possibilité de fraude.

Toujours nécessaire

La 1^ère démarche à suivre en créant un organisme de formation est cette demande de déclaration.

Afin de ne pas perdre son NDA

A priori, vous devez avoir fait au moins une activité de formation chaque année. La 2^ème obligation est de faire l’envoi de votre rapport pédagogique et financier illustrant l’activité de votre OF. Dans le cas contraire, ce numéro sera considéré comme caduc et vous devrez faire un nouveau dépôt de demande de déclaration de profession.

Exemption de TVA

Le NDA n’est pas la seule condition qui permet de profiter d’une exonération de TVA. Il est aussi important de compléter avec le document Cerfa le n°3511 adressé au Service des Impôts des sociétés. Il s’agit d’une « Demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue ».

DataDock : non obligatoire, mais recommandé depuis 2017

A compter du 1^er janvier 2017, une première action sera effectuée pour s’assurer de la qualité des OF. Un réel changement qui provient de la réglementation du 5 mars 2014, expliqué au sein du Décret Qualité du 30 juin de l’année 2015. Tous les financeurs paritaires comme publics de la formation doivent faire contrôler les OF avec lesquels ils collaborent.

Certifications Qualité ou DataDock

Les Opca/Opco comme les financeurs publics se sont réunis en 2016 pour mettre en place un Répertoire de référence commun. En apportant des réponses aux divers indicateurs du DataDock, l’OF référencé prouve qu’il respecte les 6 critères demandés. Il était question de présenter les éléments justificatifs que l’OF doit fournir, afin que les financeurs s’y réfèrent avant d’effectuer leur choix.

Le DataDock n’est guère l’unique canal qui permet de répondre à ces 6 critères. La réception de labels ou certifications Qualité enregistrés à la base par le CNEFOP apporte aussi des réponses exactes. Ces derniers permettent d’avoir un renouvellement une fois que l’audit documentaire est effectué à distance ou au sein de l’OF. Cette démarche n’est pas la même que celle du DataDock, qui est effectuée une seule fois.

Pas une certification ni label

Le DataDock n’est pas un label, encore moins une certification qui donnerait lieu à une attestation de fin de formation ou de qualification. C’est une référence. A la différence des labels, ce dernier ne prévoit pas des audits réguliers dédiés à l’appréciation du maintien de la qualité pour garantir une certaine exigence.

Une approche faite à distance

Le dépôt des pièces administratives du DataDock s’effectue sur un site en ligne. C’est aussi le cas probablement pour certains labels et certifications énumérés par la France Compétences/Cnefop.

Les autres obligations à respecter

Les OF sont aussi surveillés par les financeurs. Ce contrôle s’effectue au niveau du règlement intérieur, du planning de formation, des informations ou des documents donnés avant l’enregistrement, de l’ingénierie pédagogique, des nouveaux moyens mobilisés, des prix offerts dans des conditions d’exploitation pour des services analogues, l’adaptation financière des services payés aux besoins de formation.

Un organisme de formation sans se référer au DataDock

Un Organisme de Formation qui ne s’associe pas à des financeurs paritaires ou publics a l’autorisation de continuer à exercer avec son unique NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). Les actions de formation acquises par les sociétés pour leurs partenaires entrent dans le rapport général du cursus professionnel à effectuer par chaque employé toutes les six années. Et ceci, à chaque fois que l’Organisme de Formation possède ce numéro et respecte le lieu de l’action de FPC (Formation Professionnelle Continue).

La certification Qualiopi : l’incontournable de 2022

L’unique certification a désormais une appellation : Qualiopi. L’utilisation courante du terme : certification « Cofrac » fut un abus de langage, car le Comité Français d’Accréditation ne donne pas de certification. Il délivre plutôt une accréditation aux organismes certificateurs.

Si plusieurs OF étaient déjà très engagés dans leur procédure qualité, ces derniers doivent désormais avoir eu une certification Qualiopi (RNCQ) pour profiter des subventions publiques ou paritaires. C’est une certification nationale de Qualité qui repose sur un seul référentiel et 7 critères. Ce qui lui donne la possibilité de faciliter l’accès à toutes les aides financières paritaires sans autre démarche. Grâce au Data Dock, l’organisme en charge du financement avait la possibilité de faire l’ajout de moults critères qui lui sont spécifiques.

Financements paritaires et publics

Posséder une certification du Référentiel national de Qualité (Qualiopi) sera obligé aux OF qui voudraient recevoir des financements de la part des Opco (Opérateurs de Compétences), des régions, de l’Etat, du pôle de l’emploi, etc.

Indicateurs et critères de Qualiopi

La certification Qualiopi, écrite dans l’annexe du Décret du 6 juin de l’année 2019, présente sept critères et Trente-deux indicateurs. Les 6 premiers critères se trouvent dans la ligne de ceux obligés pour avoir le DataDock. Le dernier, nommé « L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel » est une innovation. Il vise à détailler les exigences rattachées à la veille effectuée par l’OF (veille sur l’innovation pédagogique, veille juridique, veille sur l’amélioration des compétences).

Les 6 autres critères renvoient à la communication claire et transparente sur l’offre, à la proposition des formations par rapport aux besoins soumis par les formés, au suivi personnalisé des apprenants tout au long de la formation, à l’offre d’un lieu propice aux apprenants pour les sessions de formation, à la formation continue du personnel de l’OF et à la considération des feedbacks des formés.

Audit sur site

L’organisme en charge de la certification surveille les informations données par l’OF et effectue un audit sur la plateforme pour être certain de s’assurer que ce qui est déclaré et mis en place convienne au RNCQ.

Audit de contrôle un an après

Entre le quatorzième et vingt-quatrième moi, l’organise en charge de la certification veille au maintien des actions dites auparavant. Cela peut se faire à distance, sauf en cas d’exception.

Audit de changement chaque 3 ans

La certification Qualiopi est donnée pour une durée de trois ans. A sa fin, un nouveau contrôle sur le terrain est effectué afin de s’assurer que tous les éléments justificatifs correspondent bien au Référentiel unique. Dès cet instant, l’OF peut procéder au changement de certificateurs.

Le coût

L’audit initial s’effectue à partir de 1500€ et l’audit d’accompagnement pour un chiffre d’affaires de moins de 150 000€ hors annuel. Le prix repose sur le nombre de jours pendant lesquels l’organisme certificateur devra intervenir. Il est contraint par la taille de la société, et l’arrêté du 6 juin 2019 qui détermine son cadre.

La perte sa certification

La suspension ou le retrait de la certification Qualiopi peut se faire au cas où l’organisme certificateur trouverait des éléments non conformes à ses critères et indicateurs de qualité, pendant l’audit.

Sans certification Qualiopi

L’OF ne peut pas profiter des financements publics ou paritaires s’il ne dispose pas d’aucune certification Qualiopi. Ce dernier peut continuer à travailler en tant que prestataire de formation pour les sociétés qui gèrent personnellement leurs plans de développement des savoirs. Toutefois, l’exigence de cette certification proviendra des services en chargent de la prochaine formation.

Le Ministère en charge du Travail a fait la publication de la 1^ère liste des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation). Cette autorisation leur donne la possibilité de commencer des activités de certification des prestataires de formation, un bilan de savoirs, des actions visant à faire approuver les connaissances, l’expérience et la formation acquises. Cette énumération sera complétée petit à petit. Nous aurons l’opportunité de vous en faire part au sein de nos articles à venir.